Waarom onze activiteiten vol zitten. En waarom dat geen toeval is.

Dit artikel is geschreven door Mart. Mart is onze gastheer die je elke activiteit gaat ontmoeten.

Ik krijg de vraag regelmatig. Van mensen die te laat waren met inschrijven. Van mensen die op de wachtlijst staan. Van mensen die verbaasd zijn dat er voor een golf event, een zeiltocht of een Single Avond al weken van tevoren geen plekken meer zijn.

“Hoe kan dat nou?”

Het antwoord is minder ingewikkeld dan het lijkt. Maar het kost wel meer dan de meeste mensen denken.

Volgeboekt is geen marketingtruc

Laat me beginnen met iets wat ik graag hardop zeg: als wij zeggen dat een activiteit vol is, dan is die vol. Niet vol als verkooptechniek. Niet vol om urgentie te creëren. Gewoon vol, omdat het aantal plekken bewust beperkt is en die plekken op zijn gegaan aan mensen die op tijd hebben geboekt.

Waarom beperkt? Omdat een groep van honderd mensen anders werkt dan een groep van veertig. Omdat ik bij veertig mensen nog kan zien wie er is. Wie er aan de rand staat. Wie er nog niet helemaal los is. En wie er iets nodig heeft wat ik kan geven zonder dat iemand het doorheeft.

Bij meer honderd mensen kan ik dat bijna niet meer. Dan wordt het een evenement. En een evenement is niet wat ik maak.

De 50/50 verhouding kost meer dan je denkt

Dit is het punt waar ik het meest tijd aan besteed. Meer dan aan locaties, meer dan aan catering, meer dan aan welk ander onderdeel van de organisatie.

De balans tussen mannen en vrouwen.

Het klinkt simpel. Het is het niet. Want wat er in de praktijk gebeurt, is dat de ene kant sneller vol loopt dan de andere. Vrouwen schrijven zich gemiddeld eerder in. Mannen wachten langer. En als ik dat niet actief bijstuur, heb ik drie weken voor een activiteit veertien vrouwen en vier mannen op de lijst.

Dat laat ik niet gebeuren.

Wat ik doe: ik sluit de inschrijvingen voor de snellere kant tijdelijk, zodat de andere kant de kans krijgt om bij te trekken. Ik houd de wachtlijst bij. Ik stuur persoonlijk een bericht als er een plek vrijkomt. Ik bel mensen terug. Ik denk na over wie er al wel ingeschreven staat en wie er bij zou passen.

Dat is geen systeem. Dat is aandacht. Elke keer opnieuw.

Wat er met de sfeer gebeurt als de balans klopt

Ik weet wanneer de balans klopt. Dat zie je aan het begin van een activiteit. Mensen verspreiden zich anders door een ruimte als er een gelijke mix is. Gesprekken komen vanzelf op gang. Er zijn geen groepjes die alleen met zichzelf praten omdat er simpelweg niemand anders voor ze is.

En ik weet ook wat er gebeurt als de balans niet klopt. Ik heb het een paar keer meegemaakt, jaren geleden, voor ik de inschrijvingen zo strak begon te sturen. Een avond met te veel mensen van één kant voelt anders. Smaller. Mensen merken het, ook al kunnen ze er geen woord aan geven.

Sindsdien doe ik er alles aan om dat te voorkomen. Niet omdat het netjes staat, maar omdat het de kwaliteit van de avond bepaalt voor iedereen die er is.

De uren die niemand ziet

Er zit werk in elke activiteit dat niemand ziet. Niet de gasten, niet de locatie, niet eens mijn eigen omgeving soms.

Het zijn de uren de week voor een event waarop ik de inschrijvingslijst doorloop en nadenk over de samenstelling. Het is het telefoontje met iemand die twijfelt en een geruststellend woord nodig heeft. Het zijn de berichten die ik stuur als ik merk dat één kant achter begint te lopen. Het is het moment waarop ik besluit: we zijn vol voor mannen, of we zijn vol voor vrouwen, en nu wachten we.

Het is ook de voorbereiding op de dag zelf. Het briefen van het team. Het controleren van de locatie. Het zorgen dat alles klaarstaat voor mensen op het moment dat ze binnenkomen, zodat ze niets hoeven te denken en gewoon kunnen zijn.

Al dat werk is onzichtbaar. En dat is precies de bedoeling. Want als je het ziet, heb ik iets niet goed gedaan.

Waarom het werkt

Mensen vragen me soms wat het geheim is van Elkaar Ontmoeten. Waarom het anders voelt dan andere activiteiten. Waarom mensen terugkomen. Waarom de activiteiten vol zitten voordat ik er reclame voor heb hoeven maken.

Ik geef ze altijd hetzelfde antwoord.

Er is geen geheim. Er is alleen maar aandacht. Aandacht voor de groep. Aandacht voor de balans. Aandacht voor de mensen die er zijn en de mensen die er bijna niet bij waren. Aandacht voor wat iemand nodig heeft op een avond die voor hen misschien spannender is dan ze aan de buitenkant laten zien.

Die aandacht is niet schaalbaar. Die kun je niet automatiseren. Die zit niet in een systeem.

Die zit in de keuze om er zelf bij te zijn. Elke keer.

En zolang ik die keuze blijf maken, weet ik dat de activiteiten vol blijven zitten. Niet omdat we goed zijn in marketing. Maar omdat mensen voelen wat het waard is als er iemand is die het echt meent.

Zie je snel?
Mart